Pare de perder pedidos em e-mail, planilha e WhatsApp. O SmartForms transforma formulários em processos governados: workflow visual, aprovação por alçada, SLA, auditoria completa, agentes de IA e RPA — tudo integrado ao SAP, Totvs Datasul e aos sistemas que você já usa.
Quando solicitações e aprovações não têm um processo digital governado, o custo aparece em prazos estourados, retrabalho, auditorias dolorosas e decisões sem dados.
Solicitação chega por e-mail, WhatsApp e corredor. Ninguém sabe quantas existem, quem está com cada uma nem se alguma foi esquecida.
“Quem aprovou esse valor?” vira caça a e-mails. Alçadas informais, aprovadores errados e nenhuma evidência para a auditoria.
Sem SLA por etapa, o atraso só é percebido quando o cliente interno reclama — tarde demais para agir.
A informação nasce no formulário e é redigitada no ERP. Cada cópia é uma chance de erro, e cada erro vira retrabalho.
Versões duplicadas, campos diferentes para a mesma coisa, links antigos circulando. Ninguém sabe qual é o formulário oficial.
Quantas solicitações por área? Onde está o gargalo? Qual etapa mais atrasa? Sem dados estruturados, a resposta é um palpite.
O SmartForms cobre o ciclo completo de uma solicitação, da primeira digitação ao encerramento auditável.
Formulários inteligentes e padronizados, com campos calculados, dados do ERP e validações que impedem informação errada de entrar.
Workflow visual que leva a solicitação pelas etapas certas, com as pessoas certas, e dispara automações, IA e RPA no momento certo.
Controle, evidência e indicadores. Você sabe quem pode o quê, o que aconteceu em cada chamado e onde estão os gargalos.
Quatro frentes que trabalham juntas: o construtor, o fluxo, o portal e a inteligência.
Monte formulários arrastando componentes, sem código. Regras, cálculos e dados do ERP ficam dentro do próprio campo.
Arraste etapas, ligue com setas e defina quem pode o quê em cada ponto. O fluxo é a regra do jogo — ninguém pula etapa.
Dois portais, uma única verdade. O solicitante acompanha o andamento; o atendimento trabalha a fila com todas as ferramentas.
Em vez de um chatbot solto, o agente é uma etapa do fluxo: lê o chamado, age com as ferramentas que você liberou e deixa tudo registrado.
Governança não é burocracia: é saber quem pode fazer o quê, ter evidência do que foi feito e agir antes que o prazo estoure.
Permissões por formulário, por etapa e por perfil. Cada botão do fluxo só aparece para quem tem autorização.
A regra de negócio vira regra de sistema: o aprovador certo para o valor certo, sem depender de memória.
Prazos por etapa e por prioridade, com a matriz ITIL de impacto e urgência calculando a prioridade para você.
Todo movimento do chamado é registrado com autor, data e hora. A evidência já está pronta quando a auditoria pedir.
Um catálogo único de status, botões, componentes e prefixos garante que todas as áreas falem a mesma língua.
Dashboards e relatórios para enxergar volume, gargalos, prazos e produtividade por área e por processo.
| Data/hora | Quem | Ação | De → Para | Tempo na etapa anterior |
|---|---|---|---|---|
| 28/10 08:55 | Ana Beatriz | Abertura do chamado | — → Aberto | — |
| 28/10 09:12 | Triagem (Agente IA) | Prioridade definida: Alta | Aberto → Em Atendimento | 17 min |
| 28/10 10:40 | Carlos M. | Enviado para aprovação | Em Atendimento → Aprovação Diretoria | 1h 28min |
| 28/10 14:05 | Marina R. (Diretoria) | Aprovado: “Valor conferido, pode seguir.” | Aprovação Diretoria → Finalizado | 3h 25min |
Automações podem ser disparadas na abertura do chamado ou a cada mudança de etapa, sem ninguém apertar botão.
Mensagens automáticas com o nome real da etapa, quem agiu e o que fazer a seguir, para solicitante, atendente e aprovador.
Pausas programadas que retomam o fluxo sozinhas: lembrar aprovador, escalar atraso, encerrar chamado parado.
O fluxo muda o status do chamado conforme regras, sem depender de ação manual do atendimento.
Se uma automação falhar, você escolhe: seguir o fluxo ou parar e avisar. Nada some em silêncio.
O SmartForms nasceu dentro de um ecossistema de IA, RPA e integração com ERP. O formulário é só a porta de entrada.
Resumo, triagem, classificação de prioridade e comentários automáticos, com limite de ações e registro de tudo o que o agente fez.
OpenAI • ClaudeO fluxo aciona robôs para lançar dados em SAP, Totvs Datasul e portais. O robô devolve o resultado ao chamado, comenta e muda o status.
Maestro RPA • Python • PlaywrightAbra chamados, comente, mova de etapa e atualize campos a partir de qualquer sistema, com credenciais por empresa.
REST • JSON • CredenciaisOnde há solicitação, regra e responsável, o SmartForms organiza. Alguns exemplos de processos que modelamos com nossos clientes.
Requisição de compras com cotações ligadas, aprovação por alçada de valor e lançamento do pedido no ERP.
Chamados de suporte, acessos e equipamentos com prioridade ITIL, SLA por categoria e triagem por IA.
Solicitação de análise e elaboração de contratos, com anexos, pareceres, aprovações e histórico completo do caso.
Admissão, desligamento, férias, benefícios e movimentações, com checklist por área e prazos acompanhados.
Pagamentos, reembolsos e adiantamentos com aprovação por alçada, conferência de anexos e baixa automática via RPA.
Ocorrências de transporte, divergências de documentos fiscais e solicitações de exportação com rastreabilidade ponta a ponta.
Ajuste as premissas da sua operação e veja uma estimativa do tempo que a automação do processo pode devolver para a equipe.
Começamos por um processo de alto impacto, provamos o valor e expandimos com segurança.
Entendemos o processo como ele é hoje, os gargalos e as integrações necessárias.
Desenhamos formulário, fluxo, SLA e automações junto com os donos do processo.
Testamos em ambiente de homologação com usuários reais antes de publicar.
Publicamos com acompanhamento e evoluímos o processo com base nos indicadores.
Em uma demonstração objetiva, mostramos o SmartForms com um processo parecido com o seu e estimamos o ganho de eficiência.